Logística General

Otro aspecto fundamental al organizar un tour es conocer la disponibilidad del elenco (equipo artístico), de manera que los participantes puedan reservar las fechas en su agenda y contar con el tiempo necesario para cumplir con los compromisos que se establezcan, así como de los elementos escénicos del espectáculo. De no ser así, se deberá considerar el reemplazo de estas personas de manera que la calidad del espectáculo no se vea afectada.

Así mismo, anticipar y prevenir el aspecto económico y administrativo de una gira resulta fundamental en esta etapa de planeación, pues ahí se determinan desde los gastos de la organización —llamadas telefónicas, faxes, envíos de paquetería, compra de materiales— hasta el costo de pasaportes y visas, seguros, envíos de carga, entre otros1. También es necesario definir con anticipación los gastos de operación y representación durante la gira para proteger al gerente de una serie de egresos que debe ser capaz de afrontar. Se debe contar con dinero suficiente en efectivo (caja chica) para resolver los pagos inmediatos (estibadores de las maletas, de la carga, taxis, propinas, emergencias médicas o sanitarias, etcétera), además del presupuesto previsto para lavandería, tintorería, consumibles y otros rubros que permitan el buen desarrollo y funcionamiento del espectáculo y del viaje.

En cuanto a los aspectos técnicos y estéticos, conviene que el director y el equipo creativo trabajen y diseñen el espectáculo en función de que la producción sea practicable, fácilmente armable y desmontable, resistente pero flexible, que su manejo y transportación no sean muy complicados y que los requerimientos técnicos sean accesibles. 

Ahora bien, el aspecto promocional de una gira es la otra cara de la moneda para alcanzar los objetivos y las metas de un viaje artístico: de poco sirve organizar bien el funcionamiento de la gira si la publicidad es deficiente.

Por otro lado, los asuntos legales implícitos en la realización de una gira también requieren de una adecuada planeación, pues la gestión y resolución de varios de los trámites necesarios toma tiempo. Es necesario conocer cuáles son los documentos migratorios requeridos, las condiciones y tiempos para tramitar visas (investigar el tipo de visa conveniente: ya sea turista, trabajo, intercambio intercultural, promoción, etcétera), vacunas, impuestos, excesos de equipaje o carga y envíos de carga, permisos de exportación temporal de instrumentos musicales, equipos eléctricos y materiales de la producción (registro en aduana), contratación de agentes aduanales, seguros, etcétera.

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